Tata bahasa yang baik dalam membuat surat

tata bahasa yang baik dalam membuat surat
sumber : akamaized.net

Tata bahasa yang baik dalam membuat surat adalah hal yang sangat utama, bahasa yang baik dapan menghidupkan surat sehingga pembaca dapat memahami maksud dari si penulis, jika tata basaha yang kita gunakan baik maka kemungkinan besar surat kita akan segera dibalas sesuai harapan.

 

Penggunaan tata bahasa yang baik dalam membuat surat sangatlah penting, tata bahasa yang baik yaitu dapat dilihat dari ejaan yang kita gunakan, tanda baca yang kita gunakan, serta pilihan kata yang kita pilih untuk membuat surat. Baik itu surat pribadi ataupun surat resmi, jika kita mampu menggunakan tata bahasa yang baik maka besar kemungkinan surat kita akan segera mendapat balasan.

Baca Juga :

Mari kita simak ulasan tentang tata bahasa yang baik dalam membuat surat

1. Peran Surat-Menyurat sebagai Alat Komunikasi Tulis

Fasilitas untuk sampaikan beberapa pernyataan atau info secara tercatat dari faksi satu ke faksi lainnya diberi nama surat. Info di sini bisa berbentuk pengakuan, keinginan, laporan, pertimbangan, saran-saran, dan lain-lain atas nama individu, kedudukan dalam sebuah organisasi, lembaga dan perusahaan tidak resmi.

Beberapa orang berasumsi surat ialah utusan atau duta organisasi pengirim surat. Kelebihan surat sebagai alat berkomunikasi diperbandingkan sama yang lain sebagai berikut ini:

  1. Surat bisa jadi bukti orisinal karena pasti tanda-tangan dan cap perusahaan/lembaga.
  2. Surat sebagai fasilitas yang bisa merekam info secara panjang lebar, terinci, dan tergerai.
  3. Surat dapat lebih simpan rahasia diperbandingkan dengan telephone yang kemungkinan bisa disadap oleh seseorang.
  4. Tiap kalimat dan kalimat dalam pengutaraan informasi dengan surat dapat diprediksi dengan cermat untuk hilangkan hati yang tidak nikmat.
  5. Surat lebih efisien karena info itu asli sesuai sumbernya.

2. Arah Penulisan Surat

Surat sebagai parameter kesuksesan dan perkembangan satu lembaga atau organisasi. Tiap aktivitas yang dilaksanakan olek tiap orang atau organisasi tentu memiliki arah, demikian pula dengan penulisan surat memiliki arah-tujuan tertentu sebagai berikut ini:

  • Ingin sampaikan info pada pihak lain
  • Ingin mendapatkan balasan/respon dari yang menerima/faksi yang dikirimkan mengenai info yang dikatakan itu.
  • Membuat lancar arus info hingga info yang diterima terang dan tidak salah tangkap

3. Peranan Surat

Surat di nilai efisien jika apa yang dikatakan penulis ke yang menerima searah atau sesuai kehendak pengirim. Karena itu isi surat harus terang, gampang dipahami dan dimengerti faksi yang menerima hingga tidak memunculkan salah pengertian dan kebimbangan dari faksi yang menerima.

Surat memiliki fungsi-fungsi diantaranya sebagai berikut ini:

a) Alat tata usaha

b) Media komunikasi

c) Duta atau wakil penulis

d) Alat bukti tercatat, misalkan surat kesepakatan

e) Alat pengingat atau memikir misalkan surat yang sudah diarsipkan.

 

a. Surat sebagai Document Tercatat

Surat sebagai document tercatat dipakai jika terjadi konflik antar beberapa kantor atau petinggi yang melangsungkan jalinan reportersi. Jika dipakai untuk beberapa hal yang sudah terlewatkan atau sudah lama, surat digunakan untuk alat pengingat. Sedang surat dapat jadi bukti bersejarah, yakni dipakai sebagai bahan penelitian.

 

b. Surat sebagai Duta/Wakil

Surat sebagai duta maknanya surat jadi wakil secara tercatat dari organisasi, lembaga, atau perusahaan, misalkan jika perusahaan akan pesan barang, cukup hanya menulis surat pesanan untuk dikirimkan ke perusahaan penjual atau dalam soal lamaran pekerjaan seorang pelamar kerja cukup hanya melontarkan srbuah surat lamaran pekerjaan ke sebuah perusahaan atau lembaga.

 

c. Surat sebagai Otak Tata Usaha

Pengaturan surat sebagai salah satunya pekerjaan kantor memiliki cirri-ciri yang sama dengan pekerjaan kantor yang lain, yakni tidak berdiri dengan sendiri tetapi kuat hubungannya dengan beberapa tipe aktivitas lainnya. Pada kantor yang besar biasanya sudah digariskan proses yang masih saat lakukan rutinitas reportersi, seperti konseptor, sisi pengujian, pengetikan dan sebagainya.

 

d. Surat sebagai Media Komunikasi

Komunikasi dilihat efisien jika apa yang didiskusikan itu sampai ke arah sesuai sumbernya. Surat sebagai alat berkomunikasi tercatat harus juga efisien, maknanya bisa capai maksudnya karena itu surat harus dicatat secara jelas dan baik apa yang dimakasudkan.

Satu surat yang tidak terang dan tidak jelas tujuannya akan mengakiatkan:

1) Sang yang menerima surat tidak pahami tujuannya

2) Keragu-raguannya untuk yang menerima, dan

3) Apa yang dipastikan atau diinginkan kemungkinan tidak mendapatkan jawaban seperti mestinya.

e. Surat sebagai Acuan Perkembangan Kantor

 

Aktivitas yang dilaksanakan oleh kantor pemerintahan atau swasta tidak segera dapat berjalan dan berkembang dengan baik tanpa melangsungkan jalinan atau komunikasi di antara sesamanya atau dengan faksi luar. Adapun keutamaan komunikasi itu tidak lain untuk alat berpeluang terjadinya jalinan kerja sama yang baik dalam menuntaskan pekerjaan kantor secara efisien.

Karena beberapa gangguan itu pada proses komunikasi bisa berbentuk :

a) Info yang dikatakan tidak diterima atau telat tiba pada tempat arah

b) Info itu tidak dimengerti oleh faksi yang menerima

c) Yang menerima salah menerjemahkan mengakibatkan menjadi salah memutuskan, dan

d) Info tidak disikapi seperti mestinya.

 

4. Ciri-Ciri Bahasa Surat

Bahasa surat umumnya mempunyai cirri-ciri yakni terang didalamnya, lugas, menarik, dan santun. Agar semakin selengkapnya, saksikan ulasan berikut:

  • Terang

    Bahasa surat yang pasti tujuannya bukan hanya gampang dipahami tapi harus terlepas dari salah tafsiran atau rancu, hingga beberapa data yang dituangkan dalam surat sesuai target yang diharapkan. Bahasa dalam surat harus juga bisa menerangkan siapakah yang membuat surat itu ke siapakah surat itu diperuntukkan. Karena itu, surat harus memakai opsi kalimat yang jeli, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang betul dan tidak banyak memakai kalimat atau istilah asing.
  • Lugas

    Lugas maknanya simpel, ringkas, bersahaja (sederhana). Bila diterapakn pada dalam penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang dipakai harus langsung memperlihatkan masalah atau persoalan yang pokok-pokok saja, tidak berbelit-belit dan bisa mengutarakan ide dengan tepat sesuai tujuan yang diinginkan.

Langkah yang bisa dilaksanakan oleh penulis surat supaya didapat bahasa surat yang lugas sebagai berikut ini:

1) Hilangkan beberapa unsur yang tidak dibutuhkan

2) Hilangkan basa-basi

3) Menambah elemen penjelas yang raib

4) Memakai istilah yang umum dipakai dalam surat niaga

5) Tempatkan tanda baca yang pas

 

  • Menarik dan Santun

    Bahasa yang memikat ialah bahasa yang hidup, lugas, terang, lumrah, nyaman dibaca, tidak kaku, tidak memakai kalimat yang sudah using, dan tidak memakai kata cacian yang bisa menyentuh hati seseorang. Bahasa yang memikat menghindar perulangan kata yang menyebabkan suara surat jadi monoton atau menjemukan musuh berbicara.

Bahasa surat yang santun tujuannya bahasa yang dipakai simpel seperti aturan bahasa biasanya dan tidak memakai bahasa yang terlalu berlebih sserta kalimat yang merendahkan martabat seseorang.

 

5. Pemakaian Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat

Penggunaan tata bahasa yang pas dalam surat-menyurat mempermudah anda dalam pahami kalimat surat. Tata bahasa mencakup ejaan dan tanda baca (fungtuasi).

1) Ejaan

Ejaan mencakup penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan unsure resapan.

a) Penulisan huruf

Huruf capital sebagai huruf pertama dipakai dalam penulisan elemen resapan.

Nama gelar (turunan, agama, dan kehormatan), pangkat, kedudukan, dan gelar akademik yang dituruti bernama orang. Contoh : Cut Nyak Dien, Haji Amirudin, Prof. Soetjipto.
Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh: bahasa Jepang, suku Indian, bangsa Mesir
Nama tahun, bulan, hari, dan kejadian monumental. Contoh. Tahun Kabisat,bulan April, har senin, dan hari Pahlawan.

b) Penulisan Kata

Lihat penulisan kalimat ini.

  • Kata awal sebagai kata yang berdiri dengan sendiri.
    • Contoh: majalah, kantor, dan tempo hari

  • Kata berimbuhan sebagai kata yang memperoleh awalan atau akhiran.
    • Contoh: perkantoran, bacaan, dan mengolah
  • Kata ulang dicatat memakai tanda hubung di antara kata yang diulangi.
    • Contoh: surat-menyurat, bahu-membahu, dan masak-memasak.

  • Kata kombinasi yang dijepit oleh sisipan, karena itu pemulisannya dikombinasi.
    • Contoh: bertanggung jawab, menjualbelikan, dan melipatgandakan.
  • Kata kombinasi yang memakai awalan atau akhirannya saja dicatat terpisah, karena awalan dan akhirannya cuman ada pada salah satunya kata kombinasi.
    • Contoh: memberitahukan dan bertanggungjawab.

  • Kata majemuk penulisan dibagi bila salah satunya ucapnya tidak berdiri dengan sendiri, dan dikombinasi jika sudah dipandang satu kata.
    • Contoh: kerja sama, tanda-tangan, dibanding dan jika.

  • Kata depan di,ke, dan dari yang berperan memperlihatkan nama tempat/arah, karena itu penulisannnya dibagi.
    • Contoh dari dusun, ke Jakarta, dan di almari.
  • Kata juga penulisannya dibagi dari kata yang menyusulnya, terkecuali pada kata pernyataan masih seperti walau, meskipun.
    • Contoh: saya juga dan anda juga

c) Penulisan elemen resapan

Penulisan elemen resapan dari bahasa asing penting diingat ketetapannya.

Contoh:

Manajemen = Management Apotheek= Apotek

Kwitantie = Kuitansi Psychology= Psikologi

2) Tanda baca

Tanda titik

Pada kata akhir kependekan, karena itu memakai satu tanda titik.

  1. Satu kata yang dipersingkat, karena itu memakai satu tanda titik. Contoh: nomor dipersingkat No., jalan dipersingkat Jln
  2. Dua kata yang dipersingkat, karena itu mengguanakn dua tanda titik. Contoh: Sarjana Tehnik, dipersingkat S.T, s/d dipersingkat s.d.
  3. Tiga kata yang dipersingkat, karena itu di akhir kependekan digunakan satu tanda titik. Contoh: dan teman-kawab dipersingkat dkk.

Tanda koma

Tanda koma bisa dipakai untuk:

  • Pisahkan dua kalimat sama dengan yang kalimat ke-2 nya didului dalam kata tetapi, tapi, bahkan juga, tetapi, dan sedang.
  • Menguraikan hal yang lebih dari dua.

Tanda titik dua

Tanda titik dua dipakai di akhir pengakuan yang dituruti dengan rinciannya. Tanda titik dua tidak digunakan di akhir pengakuan yang saat sebelum perinciannya didului dalam kata ialah, seperti berikut, yakni.

Tanda garis miring

Penulisan tanda garis miring sesudah kata atau saat sebelum kata tidak memakai spasi. Contoh: organisasi/perhimpunan.

Nah semoga artikel ini dapar t bermanfaat.

Baca Juga

, ,

Post navigation

barara

Im a designer and blogger

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *