Pengertian Surat Dinas, Mengenal Ciri, Jenis, dan Strukturnya

Pengertian Surat Dinas

Pengertian surat dinas  adalah sebagai satu surat sah yang dibikin oleh sebuah lembaga atau instansi dengan arah untuk kepentingan dinas. Dalam beberapa pandangan pengertian surat dinas yakni surat yang berisi  tentang kedinasan dan umumnya surat ini dibikin oleh lembaga atau instansi.

 

Surat dinas didalamnya diperuntukkan untuk kepentingan kedinasan, baik itu pemerintahan atau swasta. Karena fungsi kedinasan bukan hanya berlaku di pemerintah, namun berlaku di lembaga atau instansi swasta. Umumnya didalamnya berbentuk masalah seperti pengutaraan informasi, pemberian satu ijin, pemberian pekerjaan dan sebagainya.

 

Karena itu bila ada surat yang dikirim dari 1 faksi ke faksi yang lain didalamnya terkait dengan kebutuhan pekerjaan atau aktivitas dinas satu lembaga, ,karena itu surat semacam itu disebutkan surat sah. Mengapa disebutkan surat sah? karena penulisan dalam surat dinas dicatat dengan pola dan menggunakan bahasa sah.

 

Beberapa fungsi dari surat dinas yang salah satunya sebagai berikut:

 

  • Surat Dinas Sebagai dasar pekerjaan, seperti surat intruksi, surat pemberian ijin atau surat ambil keputusan.
  • Surat Dinas Sebagai alat pengingat, karena surat ini bisa jadi arsip untuk lembaga.
  • Surat Dinas Sebagai bukti perubahan satu lembaga atau instansi.
  • Surat Dinas Sebagai alat bukti, khususnya surat kesepakatan.

 

 

 

Ciri Umum Surat Dinas

Walaupun surat dinas di setiap lembaga memiliki ciri dan ketetapannya sendiri, tetapi ada banyak ciri surat dinas baku yang perlu dituruti. Ciri surat dinas ini membandingkannya dengan beberapa surat yang lain. Ciri umum surat dinas itu diantaranya ialah:

 

Ada kop surat dari instansi, perusahaan, atau lembaga yang berkaitan pada surat dinas.

Kop surat berperan sebagai identitas dari perusahaan, instansi, atau lembaga instansi yang membuat. Umumnya kop surat berisi simbol,nama perusahaan, alamat, nomor telephone dan contact lembaga yang bisa dikontak. Jika anda masih bimbang berkenaan kop surat, anda bisa menyaksikan contoh kop surat osis di bawah.

 

2. Ada salam pembuka dan salam penutup

 

Salam pembuka ini berperan sebagai tanda dibukanya perbincangan pada surat dan sebagai salam untuk basa-basi sebagai tanda penghormatan untuk yang menerima surat. Salam pembuka yang biasa dipakai ialah kalimat dengan hormat. Sedang fungsi salam penutup sebagai penutup perbincangan atau isi pada surat. Salam penutup berperan sebagai basa-basi untuk penghormatan.

 

3. Ada nomor surat dinas

Nomor surat ialah posisi nomor dari surat yang sudah dikeluarkan oleh satu lembaga berkaitan yang umumnya berisi code surat. Fungsi dari nomor surat untuk mengidentifikasi dan mempermudah mengetahu jumlahnya surat yang sudah dikeluarkan, untuk memudahkan pengarsipan surat, memudahkan dalam cari surat itu kembali jika diperlukan dan memudahkan petugas pengarsipan lakukan pekerjaannya.

 

4. Ada bagian tambahan dan hal

Tambahan ialah satu hal yang lengkapi surat yang berbentuk document simpatisan dan sebagai kesatuan dengan surat pengantarnya. Pada bagian Hal, bagian ini berfungsi untuk memberi panduan ke yang menerima surat berkenaan permasalahan dasar surat. Hal umumnya sebagai arah dibikinnya surat itu, misalnya hal dari surat ialah undangan jika surat itu diperuntukkan sebagai surat undangan. Anda dapat pahami tambahan dan hal ini sesudah menyaksikan beberapa contoh surat dinas di bawah.

 

Stempel dan tanda-tangan lembaga surat dinas terkait

Fungsi tanda-tangan untuk pastikan analisis atau mengonfirmasi beberapa ciri penandatangan yang terkait dengan kesahan surat dinas yang dikeluarkan. Sedang stempel sendiri berperan sebagai identitas atau pengenal dari lembaga atau perusahaan yang keluarkan surat. Dengan stempel keresmian dari satu surat akan makin kuat.

 

Setelah Kalian mengerti apa itu dari pengertian surat dinas, kalian bisa simak ciri-ciri penting dari surat dinas yang perlu kita pahami.

 

Ciri-Ciri Surat Dinas

 

Adapun ciri dari surat dinas, yang salah satunya sebagai berikut ini:

 

  1. Ada kop surat dan nama lembaga atau instansi surat dinas.
  2. Ada nomor surat dan tambahan pada surat dinas.
  3. Ada salam pembuka atau salam penutup.
  4. Memakai bahasa sah, karena surat dinas sebagai surat sah.
  5. Ada stempel lembaga atau instansi pada surat dinas terkait.

 

Persyaratan Surat Dinas

Beberapa persyarat untuk menulis sebuah surat dinas, berikut ini adalah syaratnya:

 

  • Pola dari surat dinas harus teratur sesuai pola surat dinas.
  • Isi pada surat dinas tidak begitu panjang harus langsung pada pokok yang ingin dikatakan.
  • Bahasa surat dinas yang dipakai harus bahasa sah, santun dan gampang untuk dimengerti pembaca.
  • Dan surat dinas harus memvisualisasikan citra dari lembaga atau instansi yang membuat.

 

Setelah Kalian mengerti apa itu dari pengertian surat dinas, kalian bisa simak bagian-bagian penting dari surat dinas yang perlu kita pahami.

 

Baca Juga :

Pengertian surat pribadi

Contoh Surat Resmi dan cara menulisnya

Pengertian Surat Niaga dan penjelasanya

Etika Mengirim email yang baik dan benar

Surat lamaran Kerja

 

Bagian Surat Dinas

 

Surat dinas sebagai surat sah dan sudah pasti ada bagian-bagiannya, Berikut bagian-bangian dari surat dinas :

 

  • Kepala Surat
  • Tanggal Surat
  • Nomor Surat
  • Lampiran
  • Hal/Perihal
  • Alamat Tujuan
  • Alenia Pembuka
  • Isi Surat
  • Salam Penutup
  • Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan
  • Tembusan

 

Untuk memperjelas dari bagian-bagian surat dinas, berikut adalah penjelasanya : 

 

1. Kepala Surat atu sering disingkat menjadi Kop Surat pada surat dinas

Kop surat atau kepala surat pada surat dinas adalah identitas awal yang pertama dilihat oleh si penerima surat. Kop surat ini biasaya memiliki peran sebagai media promosi, terdapat alamat dan nama lembaga, dan secara tidak langsung akan memberikan informasi tentang lembaga itu sendiri.

Semua surat dians pasti terdapat kepala surat

Beberapa struktur dari kepala surat dinas adalah hal berikut ini:

  • Logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada)
  • Nama instansi
  • Alamat instansi
  • Nomor telepon, faximile atau email
  • Kemudian jika surat tersebut dari perusahaan bisa kalian tambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.

Peran dari kepala surat dinas ini adalah sebagai penanda seperti yang sudah dijelaskan diatas.

 

2. Nomor surat dinas

Nomor surat dinas, pada bagian surat dinas bertujuan untuk memudahkan lembaga/ instansi dalam menyimpan data pengarsipan atau penyimpanan, data tentang kapan terakhir dibuat dan dikeluarkanya surat dinas. Nomor surat dinas ini biasa memiliki urutan nomor urut, bulan, dan tahun pembuatan/pengeluaran surat. Untuk posisinya, nomor surat dinas biasa diletakan di bawah kop surat pada bagian sebelah kiri.

 

Nomor surat dinas sangat memudahkan kita dalam dunia pengaripan, Berikut adalah fungsi Nomor Surat:

 

  • Memudahkan pada saat kita hendak mencari surat, kalau surat dibutuhkan.
  • Memudahkan administratif pada saat menyimpan atau pengarsipan.
  • Membantu dalam pengolongan surat sesuai dengan isi surat dinas tersebut.
  • Memudahkan saat mengontrol keluar masuknya surat dinas.

Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan saat membuat Nomor surat : 

  • Bulan dan tahun pembuatan surat dians itu sendiri
  • Kode tujuan surat dinas, contoh UR (Undangan Rapat)
  • Kode kedudukan surat dinas,
    • contoh KEI = Surat Keluar
  • Nomor surat dinas yang dikeluarkan harus sesuai dengan urutan surat dinas, dihitung mulai nomor akhir pembuatan surat dinas.Contoh: Nomor : 020/UR/III/2020
    • 020 : Menunjukkan surat dinaske -20
    • SPK : Undangan Rapat
    • III : Dibuat pada bulan ke-3 (Maret)
    • 2020 : Dibuat pada tahun 2020
    • Untuk Lampiran disertakan kalau ada dan ditulis dengan angka, akan tetapi jika tidak ada hanya diberi tanda (-).

3. Tanggal Penulisan Surat Dinas

Tanggal penulisan surat bertujuan untuk memberikan informasi mengenai kapan surat dinas tersebut di buat. Dengan adanya tanggal surat dinas, maka kita akan mengetahui masa berlakunya surat dinas tersebut. Oleh karena itu komponen ini sangat penting didalam penulisan sebuah surat dinas.

 

4. Lampiran

Lampiran pada surat dinas adalah dokumen atau berkas yang ikut dilampirkan dalam surat dinas oleh suatu lembaga maupun perseorangan. Pada bagian Lampiran ini mempunyai fungsi untuk menunjukkan bahwa ada dokumen penting yang perlu sebagai penunjang surat dinas tersebut.

Contoh:

 

No : –

Lamp : Lima Lembar

Perihal : –

 

Contoh diatas menunjukkan jika surat itu melampirkan 5 lembar dokumen di dalam surat resmi tersebut, perlu di ingat untuk menulis lampiran hendaknya menggunakan huruf bukan angka.

 

5. Perihal

bagian pada surat dinas ini merupakan hal pokok yang bertujuan memberitahuakan tentang apa surat dinas itu dikirim. Dengan begitu penerima dapat mengetahui tujuan dari surat dinas tersebut.

Contoh :

Perihal : Undangan

atau

Hal : Pemberitahuan

 

6. Alamat Tujuan

Pada bagian ini yang dimaksud adalah alamat ke mana surat dinas dikirimkan dan ditujukan, yang berarti kita menulis alamat penerima atau alamat lembaga.

 

Berikut adalah beberapa tips yang perlu dicermati saat menulis alamat surat dan tujuan surat lamaran pekerjaan :

  1. Surat lamaran kerja merupakan surat dinas / surat yang bersifat formal (resmi), jadi kita tidak mengirim surat ini untuk seseorang saja, maka karena dari itu, surat lamaran kerja yang baik dan benar tidak boleh menggunakan kata “Kepada”.
  2. Alamat surat yang baik dan benar tidak lebih dari tigas baris agar lebih singkat.
  3. Untuk penulisan Jabatan tidak menggunakan panggilan jenis kelamin seperti Bapak atau Ibu.
  4. Keterangan teks “Jalan” pada alamat tidak boleh disingkat menjadi Jl.
  5. Alamat surat bukan kalimat, sama halnya dengan tepat dan dimana membuat surat, jadi pada bagian akhir jangan menggunakan tanda titik.

 

Berikut Contohnya :

 

Yth. Manager Barara Family
Jalan Sukoharja No. 222
Yogyakarta

 

7. Alenia Pembuka

Alenia pembuka pada surat dinas bianya hampir menjadi satu bagian dengan bagian isi, karena surat dinas itu sifatnya singkat, padat dan jelas.

 

Berikut contoh jika surat dinas dari Sekolah :

Dalam rangka memperingati hari Sumpah Pemuda kepada para siswa dan siswi SMA 3 PAKEM, kami selaku pihak dari pendidikan sekolah akan menyelenggarakan acara lomba MTQ antar sekolah.

 

8. Alinea Isi (bagian Penting)

Jika surat dinas berupa sebuah surat undagan maka isi pada surat ini adalah pemberitahuan kapan acara akan diselenggarakan.

 

Berikut Contohnya: 

Dalam rangka memperingati hari Sumpah Pemuda kepada para siswa dan siswi SMA 3 PAKEM, kami selaku pihak dari pendidikan sekolah akan menyelenggarakan acara lomba MTQ antar sekolah.

Adapun acara tersebut akan kami selenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 11Mei 2021

Pukul : 08.00 s.d. 11.00 WIB

Tempat : Gedung SMA 3 PAKEM

Acara : MTQ

 

9. Alinea Penutup

 

Untuk alinea penutup pada surat dinas ini sangat sederhana dan terkesan hanya untuk pemberitahuan dan harapan saja.

Contoh :

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. atas perhatianya kami ucapkan terima kasih.

 

10. Salam Penutup

 

Pada surat dinas salam penutupnya berbeda dengan surat resmi lainnya, biasanya salam penutup di isi dengan jabatan dari instansi/lembaga.

 

Contoh : Kepala Sekolah,

 

11. Nama lengkap dan tanda tangan

Pada bagian ini biasanya di isi oleh nama pimpinan dari lembaga atau instansi.

Contohnya:

SMA N 4 PAKEM,

(tanda tangan)

Rania Alnamira

 

12. Tembusan

Tembusan ini di perlukan jika ada pihak yang dirasa perlu untuk mengetahui surat dinas itu sendiri.

 

Berikut adalah beberapa Contoh gambar dari surat dinas yang dapat menjadi rujukan kalian.

1. Surat Dinas Pengantar dari Pemerintahan

 

 

 

sumber: suratresmi.net

2. Surat Dinas Pemerintah Kabupaten dan Universitas

Pengertian Surat dinas
sumber: pengertianku.net

 

3. Surat Dinas dari Kesehatan

Pengertian surat dinas
sumber: mypurohith.com

Nah di atas adalah bagian-bagian dari surat dinas, semoga artikel dari pengertian surat dinas ini bisa membantu kalian dan dapat menjadi referensi kalian. semoga bermanfaat.

 

Baca Juga :

Jenis-jenis surat

Surat lamaran kerja via email secara resmi

Contoh surat lamaran kerja bahasa inggris

Contoh surat lamaran kerja yang benar agar mudah diterima

Menulis subject email lamaran kerja. Penting!

 

, ,

Post navigation

barara

Im a designer and blogger

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *