Contoh surat resmi dan cara menulisnya

Contoh surat resmi dan cara menulisnya
sumber:i2.wp.com/www.maxmanroe.com

Contoh surat resmi dan cara menulisnya akan kita bahas dibawah ini agar kalian bisa memahami dan selanjutnya dapat membuatnya untuk keperluan masing-masing individu.

 

Surat dipakai untuk berbagai keperluaan, dalam kehidupan sehari-hari kita memiliki kondisi yang mengharuskan kita bersikap formal atau profesionnal seperti pada saat kita bekerja atau sekolah. Dalam konsidi seperti ini, sering kita lebih memerlukan surat sebagai sarana komunikasi kita kepada seseorang yang lebih tingi jabatan atau posisi atau mungkin yang lebih perlu kita hormati seperti guru dan dosen.

 

menyampaikan informasi antara Pimpinan dan Karyawan, siswa dengan Guru, perseorangan dengan Instansi/lembaga, dan lembaga yang satu dengan lembaga-lembaga lainnya. Kegiatan seperti ini umumnya membutuhkan kondisi secara formal atau profesional yaitu melalui surat resmi.

 

Sangat penting bagi kita untuk dapat membuat surat resmi karena kita tentu akan menjumpai kondisi dimana kita memerlukannya, surat resmi berbeda dengan surat biasa, perbedaan itu terletak pada bahasa dan penulisanya, surat resmi memiliki ketentuan-ketentuan tertentu yang sangat perlu kita ketahui.

 

Bagian-bagian surat resmi yang perlu kita ketahui adalah sebagai berikut :

  • Kepala Surat
  • Tanggal Surat
  • Nomor Surat
  • Lampiran
  • Hal/Perihal
  • Alamat Tujuan
  • Salam Pembuka
  • Isi Surat
  • Salam Penutup
  • Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan
  • Tembusan

 

Surat resmi memiliki fungsi yang berbeda dengan surat biasa.

Berikut fungsi surat resmi :

  1. Surat resmi merupakan bukti tertulis yang nyata hitam di atas putih, surat ini biasa digunakan atau difungsikan dalam perjanjian, jual beli atau serah terima.
  2. Surat resmi  sebagai alat pengikat dan pengingat, karena surat ini bisa disimpan atau diarsipkan jadi bisa dilihat kembali jika diperlukan.
  3. Surat resmi  dapat sebagai bukti bersejarah, apabila terjadi perubahan dan perkembangan suatu instansi atau lembaga, maka acuanya mengenai lain-lain dapat dilihat pada surat sebelumnya.
  4. Surat resmi dapat sebagai pedoman saat bekerja, contohnya ialah surat putusan atau surat instruksi.
  5. Surat resmi  dapat sebagai wakil pdari si penulis untuk berhadapan/berkomunikasi dengan si penerima.

 

Surat resmi memiliki beberapa jenis tergantung dari keperluanya, masing-masing memiliki peran yang berbeda. Berikut contoh beberapa surat resmi :

  1. Surat resmi pemberitahuan
  2. Surat resmi perintah
  3. Surat resmi permintaan atau permohonan
  4. Surat resmi peringatan dan teguran
  5. Surat resmi susulan
  6. Surat resmipanggilan
  7. Surat resmi pengantar
  8. Surat resmi keputusan
  9. Surat resmi perjanjian
  10. Surat resmi penawaran, pesanan, dan sebagainya.

 

Rincian bagian-bagian dari surat resmi yang perlu kita ketahui ialah :

 

1. Kepala Surat atu sering disingkat menjadi Kop Surat

Kop surat atau kepala surat adalah identitas awal yang pertama dilihat oleh si penerima surat. Kop surat ini biasaya memiliki peran sebagai media promosi, terdapat alamat dan nama lembaga, dan secara tidak langsung akan memberikan informasi tentang lembaga itu sendiri.

 

Contoh surat resmi dan cara menulisnya
Contoh surat resmi bagian kepala surat KEMENDIKBUD. (Foto: Polines.ac.id)

 

Semua surat resmi pasti terdapat kepala surat

Beberapa struktur dari kepala surat adalah hal berikut ini:

  • Logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada)
  • Nama instansi
  • Alamat instansi
  • Nomor telepon, faximile atau email
  • Kemudian jika surat tersebut dari perusahaan bisa kalian tambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.

Peran dari kepala surat ini adalah sebagai penanda seperti yang sudah dijelaskan diatas.

 

2. Nomor surat resmi

Nomor surat pada bagian surat resmi bertujuan untuk memudahkan lembaga/ instansi dalam menyimpan data pengarsipan atau penyimpanan, data tentang kapan terakhir dibuat dan dikeluarkanya surat. Nomor surat ini biasa memiliki urutan nomor urut, bulan, dan tahun pembuatan/pengeluaran surat. Untuk letaknya, nomor surat biasa ditaruh di bawah kop surat pada bagian sebelah kiri.

 

Nomor surat sangat memudahkan kita dalam dunia pengaripan, Berikut adalah fungsi Nomor Surat:

 

  • Memudahkan pada saat kita hendak mencari surat, kalau surat dibutuhkan.
  • Memudahkan administratif pada saat menyimpan atau pengarsipan.
  • Membantu dalam pengolongan surat sesuai dengan isi surat tersebut.
  • Memudahkan saat mengontrol keluar masuknya surat.

Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan saat membuat Nomor surat : 

  • Bulan dan tahun pembuatan surat itu sendiri
  • Kode tujuan surat, contoh UR (Undangan Rapat)
  • Kode kedudukan surat,
    • contoh KEI = Surat Keluar
  • Nomor surat yang dikeluarkan harus sesuai dengan urutan surat, dihitung mulai nomor akhir pembuatan surat.Contoh: Nomor : 020/UR/III/2020
    • 020 : Menunjukkan surat ke -20
    • SPK : Undangan Rapat
    • III : Dibuat pada bulan ke-3 (Maret)
    • 2020 : Dibuat pada tahun 2020
    • Untuk Lampiran disertakan kalau ada dan ditulis dengan angka, akan tetapi jika tidak ada hanya diberi tanda (-).

3. Tanggal Penulisan Surat

Tanggal penulisan surat bertujuan untuk memberikan informasi mengenai kapan surat tersebut di buat. Karena adanya tanggal penulisan, maka kita akan mengetahui masa berlakunya surat resmitersebut. Oleh itu komponen ini sangat penting didalam penulisan sebuah surat resmi.

4. Lampiran

Lampiran adalah dokumen atau berkas yang ikut dilampirkan dalam surat resmi oleh suatu lembaga maupun perseorangan. Lampiran memiliki bertujuan untuk menunjukkan bahwa ada dokumen penting yang perlu sebagai penunjang surat resmi tersebut.

Contoh:

 

No : –

Lamp : Lima Lembar

Perihal : –

 

Contoh diatas menunjukkan jika surat itu melampirkan 5 lembar dokumen di dalam surat resmi tersebut, perlu di ingat untuk menulis lampiran hendaknya menggunakan huruf bukan angka.

 

5. Perihal

bagian pada surat resmi ini merupakan hal pokok yang bertujuan memberitahuakan tentang apa surat itu dikirim. Dengan begitu penerima dapat mengetahui tujuan dari surat resmi tersebut.

Contoh :

Perihal : Lamaran kerja

atau

Hal : Pemberitahuan

 

6. Alamat Tujuan

Pada bagian ini yang dimaksud adalah alamat ke mana surat lamaran dikirimkan dan ditujukan, yang berarti kita menulis alamat penerima atau alamat lembaga.

 

Berikut adalah beberapa tips yang perlu dicermati saat menulis alamat surat dan tujuan surat lamaran pekerjaan :

  1. Surat lamaran kerja merupakan surat dinas / surat yang bersifat formal (resmi), jadi kita tidak mengirim surat ini untuk seseorang saja, maka karena dari itu, surat lamaran kerja yang baik dan benar tidak boleh menggunakan kata “Kepada”.
  2. Alamat surat yang baik dan benar tidak lebih dari tigas baris agar lebih singkat.
  3. Untuk penulisan Jabatan tidak menggunakan panggilan jenis kelamin seperti Bapak atau Ibu.
  4. Keterangan teks “Jalan” pada alamat tidak boleh disingkat menjadi Jl.
  5. Alamat surat bukan kalimat, sama halnya dengan tepat dan dimana membuat surat, jadi pada bagian akhir jangan menggunakan tanda titik.

 

Berikut Contohnya :

 

Yth. Manager Barara Family
Jalan Sukoharja No. 222
Yogyakarta

 

7. Salam Pembuka

 

Salam pembuka atau ucapan hormat kepada instansi yang dituju pada surat lamaran kerja biasa dimulai dengan kata “Dengan hormat, “ untuk memulai surat pekerjaan dengan resmi/formal.

 

Pointnya adalah : 

 

• Setelah menulis kata “Dengan Hormat” harus menggunakan tanda baca koma (,)
• Kata “Dengan Hormat” sebaiknya dapat menjadi satu kalimat dengan kalimat selanjutnya, namun yang sering dilakukan adalah mengganti baris dibawahnya, hal seperti bisa juga tetap dapat digunakan.

 

Berikut Contohya :

  • Dengan Hormat, berdasarkan . . . . . . . . . . ( Dianjurkan )
  • Dengan Hormat,
    Berdasarkan . . . . . . . . . . ( Umum namun tetap bisa digunakan )

 

8. Alenia Pembuka

 

Sebagai alinea khusus / Kalimat Pembuka untuk mengatakan pengakuan diri. Tujuannya, bila iklan lowongan pekerjaan memberikan keinginan untuk pelamar yang disebut alumnus baru atau fresh graduate, dan kebenaran kita ialah alumnus baru karena itu kita bisa memberikannya otomatis di sini.

 

Dalam kata lain, alinea pembuka menjadi jembatan khusus diskusi di antara surat lamaran pekerjaan dan iklan lowongan pekerjaan. Ini penting supaya instansi atau perusahaan yang kita lamar berasa dipandang karena kita bukan hanya membuat surat lamaran yang serupa untuk semuanya perusahaan.

 

Sebagai contoh, berikut contoh iklan lowongan pekerjaan dan salam pembuka surat lamaran pekerjaan yang berkomunikasi secara baik pada iklan itu.

Contoh :

Info Lowongan kerja yang beredar :

  • PT Barara Family membuka lowongan kerja untuk mengisi posisi staf administrasi. Diutamakan baru lulus (fresh graduate), pekerja keras, dan memiliki latar belakang pendidikan manajemen bisnis, administrasi perkantoran.

 

Contoh Alinea Pembuka (kalimat pembuka surat lamaran yang benar):

 

Dengan Hormat,

Berdasarkan info lowongan pekerjaan yang saya peroleh melalui Koran Sindo, saya siap untuk bekerja keras dan saya memiliki kualifikasi yang dibutuhkan, karena saya baru saja lulus dari SMK bidang keahlian Administrasi.

 

9. Alinea Isi (bagian Penting)

Bagian ini adalah bagian yang tidak kalah penting, jadi untuk mengisi kalian harus hati-hati, janganter buru-buru, berikan data yang jujur dan benar.

Bagian isi surat lamaran pekerjaan terdiri dari beberapa hal :

  1. Identitas diri
    Identitas diri terdiri dari nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, alamat domisili, pendidikan terakhir dan dapat ditambah dengan kemapuan-kemampuan lain yang anda miliki sesuai dengan keperluan melamar. Untuk menuliskan Identitas diri, huruf awal baiknya menggunakan huruf kecil,contohnya:nama                                     : Rania Alnamira
    tempat tanggal lahir          : Sleman, 25 mei 1990
    pendidikan terakhir          : S-1 Bahasa Indonesia
    alamat                                  : Jl. Sukoharjo, Ngaglik, Sleman, 55581
  2. Maksud dan tujuan

    Isi dalam hal ini merupakan keterangan mengenai maksud dan alasan pengirim atau pelamar untuk menulis surat tersebut.
  3. Menyatakan lampiran

    Surat lamaran pekerjaan ini biasanya terdapat beberapa lampiran tentang syarat yang telah diminta oleh instansi atau perusahaan yang membutuhkan karyawan, maka kalian sebagai pelamar harus memenuhi lampiran yang dibutuhkan tersebut.Untuk lampiran ini setiap akhir kalimat sebaiknya harus menggunakan tanda titik dua (;),  dan di bagian akhir lampiran mengggunakan titik (.).

Contoh :

    1. Fotokopi ijazah yang telah dilegalisir;
    2. Fotokopi kartu tanda penduduk;
    3. Foto ukuran 3×4 dua lembar.

 

10. Alinea Penutup

 

Untuk alinea penutup, kita sebaiknya menunjukan keantusiasanatau semangat kita dalam melamar suatu pekerjaan pada instansi/perusahaan yang kita tuju. Hal ini perlu agar pihak terkait berfikir bahwa si pelamar memiliki niatan yang sungguh-sunguh.

Contoh :

Demikian surat lamaran pekerjaan ini saya buat. Besar harapan saya untuk dapat bergabung dan menjadi bagian dari perusahaan.

 

11. Salam Penutup

 

Mirip pada bagian salam pembuka, pada bagian salam pemnutup kita bisa membuatnya sedehana dan mudah, Namun jangan lupakan beri tanda koma (,) pada bagian akhir.

 

Contoh : Hormat saya,

 

12. Nama lengkap dan tanda tangan

Contoh surat resmi dan cara menulisnya
Foto: Foto: Pixabay

 

Pada bagian ini merupakan bukti bahwa anda menulis surat lamaran pekerjaan itu sendiri, tidak dituliskan orang lain. posisi pada bagian ini diletakan tepat di bawah salam penutup.

 

Contohnya:

Hormat saya,

(tanda tangan)

Rania Alnamira

 

13. Tembusan

Tembusan ini di perlukan jika ada pihak yang dirasa perlu untuk mengetahui surat iti sendiri.

 

Contoh surat resmi Sekolah

Surat resmi dari sekolah biasanya menginformasikan pemberitahuan akan adanya kegiatan sekolah atau undangan kepada wali murid.

 

Berikut contoh surat resmi dari sekolah:

 

SMA N 3 PAKEM

Jl. Jend. Sutoyo No. 11 Yogyakarta

No. Telp. (0274) 60707257

 

Sleman, 29 April 2021

 

No : 111/SMA 3 PAKEM /2021

Lampiran : –

Perihal : Undangan

 

Yth. Orang tua / Wali Murid

Kelas XI , XII, XII SMA 3 PAKEM

Yogyakarta

 

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati hari Sumpah Pemuda kepada para siswa dan siswi SMA 3 PAKEM, kami selaku pihak dari pendidikan sekolah akan menyelenggarakan acara lomba MTQ antar sekolah.

Adapun acara tersebut akan kami selenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 11Mei 2021

Pukul : 08.00 s.d. 11.00 WIB

Tempat : Gedung SMA 3 PAKEM

Acara : MTQ

Demikian surat ini kami sampaikan, atas segala perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

 

Kepala Sekolah,

 

Rahma Zuddiyya, MPd

NIP 33734467895647

 

 

 

 

 

 

Baca Juga :

Jenis-jenis surat

Surat lamaran kerja via email secara resmi

Contoh surat lamaran kerja bahasa inggris

Contoh surat lamaran kerja yang benar agar mudah diterima

Menulis subject email lamaran kerja. Penting!

Pengertian surat pribadi

 

 

, , , ,

Post navigation

barara

Im a designer and blogger

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *